Ota Ohjat ry:n tapahtumarekisteriseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 8.3.2018. Viimeisin muutos 17.1.2023.

1. Rekisterinpitäjä
Ota Ohjat ry (yhdistysrekisterinumero 203.886)
Aalto
PL 69
02151 Espoo

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Hallituksen puheenjohtaja
hallitus@otaohjat.fi

3. Rekisterin nimi
Ota Ohjat ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumakohtainen tiedottaminen osallistujille, osallistujien ilmoittautumislomakkeen mukainen laskuttaminen tapahtumasta ja palveluntarjoajan vaatimien tietojen kerääminen.

5. Rekisterin tietosisältö
Osallistujan nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköposti, opiskelijastatus, erityisruokavalio, ratsastustaitotaso, mahdollisuus auton käyttöön, sekä muut ilmoittautumislomakkeessa kysytyt kysymykset.

6. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään kuukausi tapahtuman ajankohdasta, tai kunnes mahdolliset tapahtumasta koituneet maksut on suoritettu Ota Ohjat ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen täyttäessään ilmoittautumislomakkeen.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ota Ohjat ei luovuta tietoja muille tahoille, kuin ilmoittautumisessa mainituille palveluntarjoajille. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavan ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan Ota Ohjien omalla salasanalla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Ota Ohjien vastuuhenkilöiden ja ilmoittautumisessa nimetyn yhteyshenkilön toimesta.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

10. Tarkastusoikeus
Rekisterissä olevalla on henkilötietolain mukainen oikeus tietojensa tarkastukseen korvauksetta. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot tai vaatia niihin oikaisua, on esitettävä tästä kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Rekisterin tietojen säilytysaika
Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan kuukausi tapahtuman jälkeen. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, tiedot poistetaan kuukauden kuluttua niiden henkilöiden osalta, joiden kohdalla ne eivät enää ole tarpeen.