Ota ohjat ry:n jäsenrekisteriseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu ja hyväksytty Espoossa 8.3.2018. Viimeisin muutos 28.1.2024

1. Rekisterinpitäjä
Ota ohjat ry (yhdistysrekisterinumero 203.886)
Aalto
PL 69
02151 Espoo

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jäsensihteeri
hallitus@otaohjat.fi

3. Rekisterin nimi
Ota ohjat ry:n jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä yhdistyksen jäsenten yhteystietojen ylläpito ja yhdistyksen sekä ratsastusseuran tarkoitusperien toteuttaminen.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
Jäsenen täydellinen nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköposti, AYY:n jäsenyys, opiskelijastatus, SRL-jäsenyys.
Tietoja säilytetään henkilön liittymisestä siihen asti, kunnes jäsen eroaa yhdistyksestä yhdistyksen sääntöjen määräämällä tavalla. Rekisterissä ei säilytetä kerhoon kuulumattomien henkilöiden tietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen täyttäessään kirjallisen tai www-liittymislomakkeen.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille, paitsi viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. Tietoja ei säilytetä, eikä luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan Ota ohjat ry:n omalla salasanalla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Ota ohjat ry:n vastuuhenkilöiden toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus
Rekisterissä olevalla on henkilötietolain mukainen oikeus tietojensa tarkistamiseen. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot tai vaatia niihin oikaisua, on esitettävä tästä kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Ota ohjat ry:n jäseniä. Kerhosta eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.